2.1. L’estructura de la proposta de projecte
En termes generals, la proposta de projecte és un text dirigit a la direcció d’una empresa, departament o grup que ha de prendre una decisió. L’emissor del text, com a tècnic en la matèria, pretén explicar les causes, els antecedents i els objectius d’un pla d’acció determinat, alhora que dona consells sobre les mesures que s’han d’adoptar perquè l’empresa pugui prendre la decisió més adequada. Encara que algunes empreses tenen definida l’estructura general dels documents que redacten, sovint les propostes segueixen aquesta estructura prototípica:
1. Resum executiu
2. Introducció. Propòsit del projecte: situació actual i raó i oportunitat del projecte
3. Descripció i abast inicial del projecte: què inclou i què no inclou
3.1. Objectius del projecte
3.2. Resultats esperats
3.3. Anàlisi de riscos
4. Pla de treball. Metes principals del projecte i calendari de treball (també es pot presentar en un cronograma tipus diagrama de Gantt).
5. Equip. Participants en el projecte, rols i responsabilitats, a més de mecanismes de control.
6. Qualificacions i referències. Sovint les propostes de projecte externes inclouen una llista de les qualificacions de l’empresa, i també referències de projectes anteriors.
7. Valoració econòmica (o pressupost). Estimació inicial dels recursos que requerirà el projecte.
En aquesta assignatura treballem els tres primers apartats, que són els que demanen més esforç de redacció (la resta d’apartats són majoritàriament esquemàtics).
Les diferents metodologies de gestió de projectes ofereixen plantilles específiques que no deixen de ser variacions d’aquesta estructura prototípica. Això és especialment cert en les anomenades metodologies àgils de gestió de projectes (Agile), en les quals preval la simplicitat. A més, les diferents metodologies són cada vegada més flexibles pel que fa a l’estructura d’una proposta de projecte. Amb independència de com s’organitzi la informació, la majoria de les propostes de projecte inclouen aquesta informació rellevant.