2.2. La secuencia textual
Los correos electrónicos suelen ser breves, de modo que habitualmente se prioriza la información relevante. Pese a que existen muchos estilos de correos electrónicos, los profesionales suelen seguir esta estructura: saludo, contextualización, cuerpo del mensaje, cierre y despedida.
0. Cabecera: un saludo inicial. Antes de redactar un correo, debes pensar quién es el emisor del mensaje que has recibido y qué grado de formalidad debes adoptar. Para ello, puedes seguir la misma fórmula que tu emisor cuando redactes el mensaje. Sin embargo, se desaconseja el tuteo (es mucho mejor que nos dirijamos en la segunda persona del plural), al menos en un estadio incipiente de la relación profesional, aunque, como en nuestro ejemplo, nuestro interlocutor lo haya utilizado en su mensaje. Algunas fórmulas usuales: Estimada Sra. Martínez / Estimado Sr. Puig, Señores; Estimada María (en este caso podemos utilizar el tuteo cuando la relación está establecida y el grado de familiaridad con nuestro interlocutor es alto y, además, sabemos que estará a gusto con este tratamiento). Todas las fórmulas de saludo se cierran con dos puntos.
1. Situación (o contextualización): un párrafo en el que se establece la relación con el destinatario (presentarse, agradecer el mensaje previo o preguntar cómo se encuentra el destinatario) y se centre el tema. Se trata de un breve párrafo que ha de servir de introducción al tema para que el destinatario entienda cuál es la situación y por qué está recibiendo el correo.
2. Cuerpo del mensaje: dos o tres párrafos en los que se desarrolle el tema. Estos párrafos deben desarrollar el contenido del mensaje. Se debe intentar sintetizar la información y centrarse en las ideas principales que quieren desarrollarse. Las ideas deben organizarse en párrafos que presenten una única unidad temática. Así mismo, es preferible que las frases sean breves y sigan una estructura oracional simple (sujeto-verbo-complementos). Este tipo de oraciones facilitan la comprensión y la lectura ágil del texto. (Secuencia expositiva y argumentativa, si procede.)
3. Conclusión (o cierre): un párrafo de síntesis de las ideas, introducido por un conector de cierre del texto (como en síntesis, en definitiva o en conclusión). Breve recapitulación de lo que se ha dicho anteriormente y aporte final al texto. (Secuencia expositiva.)
4. Despedida: cierre del correo con una despedida breve (un saludo, quedamos a la espera de vuestros comentarios, un abrazo) y una firma. Como en el saludo inicial, la despedida dependerá del grado de formalidad que se mantenga con el destinatario del correo. El saludo se cierra con un punto si hay un verbo conjugado (Quedamos a la espera de vuestros comentarios.) y con una coma si no hay verbo conjugado (Cordialmente,).
