2.2. La seqüència textual
Els correus electrònics professionals solen ser breus i, com hem comentat, s’hi tracta exclusivament la informació rellevant. Usualment, segueixen un ordre determinat i la majoria inclouen aquests elements clau: encapçalament, situació o exposició del context, cos del missatge, conclusió o tancament i comiat.
0. Encapçalament. És la salutació inicial. Abans de redactar un correu electrònic hem de pensar qui és el receptor del nostre missatge i com pensem que espera ser tractat per decidir el grau de formalitat que hem d’adoptar. Si el nostre és un correu de resposta a un altre que hem rebut, sovint és una bona solució fer servir una fórmula que concordi amb la de l’emissor (ara receptor) quan redactem el missatge. Amb tot, es desaconsella el tuteig (és molt millor que ens hi adrecem en la segona persona del plural, que en català és tan adequada com correcta), almenys en un estadi incipient de la relació professional, encara que, com en el nostre exemple, el nostre interlocutor l’hagi utilitzat en el seu missatge. Algunes fórmules usuals: Benvolguts (si és un primer missatge i encara no sabem a qui ens adrecem exactament), Benvolguda Sra. Martínez / Benvolgut Sr. Puigdellívol, Senyors (en tots els casos utilitzant el tractament de vosaltres, també si ens adrecem a una sola persona); Benvolguda Maria, Estimada Maria (en tots dos casos podem utilitzar el tuteig quan la relació està establerta i el grau de familiaritat amb el nostre interlocutor és alt i, a més, sabem que estarà a gust amb aquest tractament). La fórmula de salutació es tanca sempre amb una coma.
1. Situació (exposició del context). Es tracta d’un paràgraf breu en el qual se centra el tema (si el nostre és un correu de resposta, també s’agraeix el missatge rebut) i que ens servirà d’introducció perquè el destinatari entengui quina és la situació i per què rep el nostre correu. (Seqüència expositiva.)
2. Cos del missatge. Dos o tres paràgrafs en els quals desenvoluparem el tema. Entre tots contenen allò que volem dir i només el que volem dir, sense que hi falti informació essencial i sense informació sobrera. En el cos del missatge intentarem sintetitzar la informació i centrar-nos en les idees principals que volem desenvolupar. Seguint l’esquema que ens haurem fet, dedicarem un paràgraf a cada unitat temàtica. Per fer que la informació sigui fàcilment assimilable pel receptor, utilitzarem preferentment frases breus i amb una estructura oracional simple (subjecte-verb-complements). A més de la comprensió, aquest tipus d’oracions faciliten la lectura àgil del text. (Seqüència expositiva i argumentativa, si cal.)
3. Conclusió (o tancament). Un paràgraf de síntesi de les idees principals del text, introduït per un connector de tancament (com en síntesi, en definitiva o en conclusió). De fet, és una breu recapitulació del que s’ha dit anteriorment i serveix, també, per obrir la porta a un nou contacte (a través d’una proposta de reunió, per exemple, o anunciant una pròxima comunicació). (Seqüència expositiva.)
4. Comiat. Tancament del correu amb un comiat breu i la signatura. Pel que fa al grau de formalitat, ha de concordar amb el de l’encapçalament. Algunes fórmules usuals: Cordialment, Atentament, Quedem a l’espera de la vostra resposta (tractament de vosaltres, també si ens adrecem a una sola persona), Quedo a l’espera de la teva resposta (en concordança amb la salutació inicial, quan la relació està establerta i el grau de familiaritat amb el nostre interlocutor és alt i, a més, sabem que estarà a gust amb aquest tractament). La fórmula de comiat es tanca amb un punt si hi ha un verb conjugat (“Quedo a l’espera de la teva resposta.”) i amb un coma si no n’hia (“Cordialment,”).
