3. Redacció

3.1. Estructura de l’acta

És important que tinguem present que el text ha de poder ser comprensible per a les persones que no han pogut assistir a la reunió o les que s’incorporin a l’equip amb posterioritat. Per això, és essencial que a l’hora de redactar l’acta tinguem presents totes aquestes qüestions:

• Cal utilitzar frases curtes per facilitar la lectura de l’acta.
• El punt de vista ha de ser objectiu: ens allunyarem de valoracions subjectives i escriurem en un estil impersonal.
• Cal detallar els temes tractats, ordenats de manera lògica. Igualment, han de quedar clars els acords presos, les accions que se’n derivaran i els seus responsables.
• Cal ressaltar els aspectes més importants amb recursos gràfics (com ara la negreta) per facilitar al destinatari una lectura ràpida.
• Ha d’estar validada i revisada per tots els assistents a la reunió.
• Si cal, es poden fer servir enllaços a altres documents que desenvolupin alguns dels elements que s’han treballat en la reunió i en conseqüència consten a l’acta.

Com s’ha assenyalat anteriorment, una acta de reunió sol contenir aquestes tres seccions (amb una quarta secció opcional dedicada als annexos, si n’hi ha):

1. Encapçalament
a. Identificatius de la reunió (assumpte, número, data, hora i lloc)
b. Participants (incloses la persona que redacta l’acta i la que coordina la reunió)
c. Ordre del dia (opcional)

2. Cos
a. Temes a tractar. El cos de l’acta sol estar organitzat seguint l’ordre del dia. Per a cada una de les qüestions, s’inclou un resum de tot el que s’ha discutit, dels acords presos i de les accions que se’n derivaran.
b. Acords i accions: algunes actes també inclouen una llista dels acords que s’han pres durant la reunió i les accions resultants.

3. Tancament
a. Fórmula de tancament. Les actes se solen acabar amb una frase semblant a aquesta: Aquesta acta es considerarà aprovada dos dies després de ser enviada.
b. Signatures (opcional)

4. Annexos (opcional)