Com en altres àmbits, els professionals de les TIC es reuneixen sovint per tractar qüestions de feina i, per això, han de redactar tant convocatòries com actes de reunió. En aquest material, treballarem sobretot l’acta de reunió. Amb tot, a continuació es detallen les característiques principals d’aquests dos tipus de text.
La convocatòria (o agenda) d’una reunió sol ser un esquema que centra l’objectiu de la reunió i enumera els temes rellevants que s’hi discutiran o decidiran. Aquest document ajuda els assistents a anar a la reunió més ben preparats i documentats, alhora que permet distribuir òptimament el temps entre els temes que es tractaran a la reunió.
La convocatòria de reunió sol incloure la informació següent:
- Títol o tema central de la reunió
- Data i hora
- Nom de la persona que la convoca i de la persona que la coordinarà
- Nom de les persones que hi estan convocades
- Ordre del dia: llista de temes que s’hi tractaran (si és possible, amb assignació de temps) i, si cal, la documentació que farà falta dur-hi
L’acta de reunió és un document que serveix per deixar testimoni dels temes que s’han tractat a la reunió i els acords que s’hi han pres. Aquest tipus de text sol partir d’una agenda i es caracteritza perquè sintetitza esquemàticament les decisions preses i les accions que se’n derivaran. Com passa amb l’agenda, no hi ha un únic model d’acta de reunió: en general, els professionals de les TIC han d’ajustar-se als formats propis de l’equip de treball. Amb tot, sí que trobem una sèrie de convencions generals sobre el que s’ha d’incloure en una acta.