Como en otros ámbitos, los profesionales de las TIC suelen llevar a cabo varias reuniones en su trabajo y, por ello, deben redactar tanto convocatorias como actas de reunión. En este material, trabajaremos, principalmente, el acta de reunión, aunque, a continuación, detallamos las características principales de estos dos tipos de texto.
La convocatoria (o agenda) de una reunión suele ser un esquema que centra el objetivo de la reunión y enumera los temas relevantes que se discutirán o decidirán. Este documento ayuda a los asistentes a estar mejor preparados y permite distribuir los tiempos entre los temas que se tratarán en la reunión.
La convocatoria de reunión suele incluir la información siguiente:
- Título o tema central de la reunión
- Fecha y hora
- Nombre de la persona que convoca la reunión y de quien la coordinará
- Nombre de las personas que están convocadas
- Orden del día: lista de temas que se tratarán (si es posible, con asignación de tiempo) y, si es necesario, documentación o preparación requerida
El acta de reunión es un documento que sirve para dejar constancia de los temas que se han tratado y de las decisiones que se han tomado. Este tipo de texto suele partir de una agenda y se caracteriza por sintetizar las decisiones que se han tomado y las acciones que se derivarán esquemáticamente. Como en la agenda, no existe un único modelo de acta de reunión: en general, los profesionales de las TIC deben ajustarse a los formatos propios del equipo de trabajo. Con todo, sí que existen una serie de convenciones generales sobre qué debe incluirse en un acta.