3. Redacción

3.1. Estructura del acta

Como ya se ha señalado, no existe un único formato para redactar un acta (fase de textualización o redacción). Con todo, es importante recordar que el texto debe ser comprensible para las personas que no han podido asistir a la reunión o para personas que se incorporen al equipo con posterioridad. Por ello, para redactar un acta hay que tener en cuenta estos aspectos:

• Deben usarse frases cortas para facilitar la lectura.
• El acta debe ser descriptiva: no pueden usarse valoraciones personales y deben escribirse en un estilo impersonal.
• Deben detallarse los temas tratados, ordenados de forma lógica, y deben quedar claras las decisiones así como las posibles acciones y sus responsables.
• Deben resaltarse los aspectos más importantes con recursos gráficos (como negrita) para facilitar una lectura rápida.
• Pueden usarse enlaces a otros documentos que desarrollen algunos de los elementos que se han trabajado en la reunión.

Como se ha señalado anteriormente, un acta de reunión suele contener tres secciones.

1. Cabecera
a. Identificativos de la reunión (asunto, fecha, hora y lugar)
b. Participantes (incluyendo quién escribe el acta y quién coordina la reunión)
c. Orden del día (opcional)

2. Desarrollo
a. Asuntos: el cuerpo del acta suele estar organizado siguiendo los asuntos del orden del día. Para cada uno de los asuntos, se incluye un resumen de lo que se ha discutido y cuáles son las decisiones y acciones que se derivan, incluyendo aquellos temas que se han tratado en el turno abierto de palabra.
b. Decisiones y acciones: algunas actas, además, incluyen un listado de las decisiones que se han tomado y las acciones que se derivan de la reunión.

3. Cierre
a. Fórmula de cierre: las actas suelen acabar con una frase similar a la del ejemplo siguiente: esta acta se dará por aprobada a los dos días de su envío.
b. Firmas (opcional)

4. Anexos (opcional)